Controles Internos

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A Companhia adota normas gerais de contabilidade bancária conforme preceitos definidos pelo Banco Central do Brasil através do Plano Contábil das Instituições do Sistema Financeiro Nacional - COSIF. A publicação das demonstrações financeiras está referenciada em normas definidas pela Comissão de Valores Mobiliários, por tratar-se de uma sociedade anônima de capital aberto. A Instituição segue ainda normas internacionais de publicação de relatórios financeiros (IFRS), emitidas pelo International Accounting Standards Board (IASB), em atendimento à Resolução nº 3.786/09, emitida pelo Conselho Monetário Nacional (CMN).

A rotina de escrituração contábil prevê o registro de todos os atos e fatos, sistematicamente, conforme estruturação padronizada pelo Plano de Contas. Os lançamentos contábeis possuem campos para contabilização, em observância ao sistema de partidas dobradas, e têm origem nas áreas de escrita do Banco, agências e unidades da Direção-Geral, por meio de sistema; podem também ser gerados automaticamente por outros sistemas operacionais por interface com o sistema de contabilidade. Um mecanismo básico de controle dos lançamentos contábeis realizados consiste em aplicativo do sistema de contabilidade que disponibiliza relatórios comprobatórios dos lançamentos, para pesquisa e conciliação.

Os fatos contábeis constituem a base dos balancetes e balanços do Banco. A atualização diária do sistema de contabilidade prevê rotinas de conferência de batimento (conta corrente e contabilidade), instruções sobre documentos de escrita e passos sobre conciliação de lançamentos contábeis. Em caso de divergência verificada nos registros, e não sendo possível a sua identificação, o evento é relatado à Auditoria Interna.

O Balancete Interno, com registros diários, destina-se ao acompanhamento da escrituração para fins de atualização do Balancete Diário, permitindo que sejam feitas as correções necessárias destinadas à obtenção dos saldos corretos ao fechamento da escrita de cada dia. A Companhia adota o Livro Diário e escritura o Livro Razão no menor nível de desdobramento, permitindo, a qualquer momento, a composição dos saldos das contas.

Os balancetes mensais e balanços também são gerados automaticamente pelo sistema de contabilidade, a partir dos saldos das contas da escrita de cada agência e da Direção-Geral. O sistema de contabilidade dispõe de funções que permitem apurar os balancetes mensais e balanços de cada agência, da Direção-Geral e, ainda, fazer a fusão geral das agências, obtendo o consolidado da Companhia.

Para o fechamento de balancetes e balanços, a Companhia possui sistema automatizado de verificação da integridade da contabilização dos eventos relacionados aos negócios; trava automática (24h, 48h e 96h) restringindo o acolhimento de lançamentos contábeis retroativos; bem como rotinas de compensação e de balanceamento de saldos na Unidade de Contabilidade, que centraliza também o gerenciamento dos lançamentos de provisões sobre operações de crédito, provisões para garantias prestadas, provisões para pagamento de participação dos empregados no resultado, provisões trabalhistas e cíveis, depreciação de imobilizado, amortização de diferido, avaliação de perdas em investimentos, bem como gestão do cálculo e de recolhimento de tributos e a estruturação das demonstrações financeiras propriamente ditas.

O sistema de controles contábeis conduz, de forma automatizada, rotinas de apuração de diferenças entre o sistema contábil e os sistemas operacionais de conta corrente, de registro e liquidação de títulos e de registro e liquidação de operações de crédito comercial, bem como das demais contabilizações efetuadas no âmbito da rede de agências. A Companhia mantém, sistematicamente, rotinas de conciliação de saldos dos sistemas operacionais com o contábil conduzidas pela Auditoria Interna, a partir de cruzamentos auxiliares analíticos entre os sistemas operacionais de captação e de crédito com o contábil e verificações periódicas para as demais contas (de receitas e de despesas).

Na área de Contabilidade, a geração de balancetes, balanços e demonstrações financeiras consolidadas é conduzida por meio de ferramenta específica - aplicativo financeiro - procedimento sistêmico que permite, a partir de interface com o sistema corporativo de contabilidade, a geração de visões estruturadas, inclusive em IFRS, conforme normas definidas pelos órgãos de regulação, com trilhas de rastreabilidade e de decomposição do sintético em analítico, ferramenta que agiliza o retorno de informações solicitadas nas verificações de Auditoria Externa.

A Companhia utiliza também processos gerenciais de projeção de resultados futuros, estruturado com a finalidade de dar apoio a tomada de decisão, bem como cumprir exigências legais. O processo orçamentário utiliza metodologia referenciada em dados contábeis e possui rotinas mensais de acompanhamento de valores previstos em confronto com valores realizados, atividade que compõe, junto com os controles contábeis, mecanismo de apoio ao fechamento de balancetes, proporcionando a identificação de divergências por meio de visão sintética e analítica dos principais grupos de contas.

A Companhia possui também processos de controles internos não contábeis, estruturados, contudo, para que as demonstrações financeiras reflitam transações acolhidas dentro das normas brasileiras de operações bancárias. A política institucional de prevenção a lavagem de dinheiro adota processos e sistemas específicos para identificação e acompanhamento das atividades dos clientes, mantendo equipe exclusiva dedicada a execução de atividades com foco na prevenção a lavagem de dinheiro e combate ao terrorismo, na revisão da legislação e no desenvolvimento de programas de treinamento para todo o quadro de colaboradores. Essas ações têm por objetivo assegurar que as atividades sejam conduzidas em um ambiente de controles adequados a prevenção de riscos relacionados ao crime de lavagem de dinheiro, legislação e normativos vigentes.

Alinhada ao processo de Prevenção à Lavagem e Dinheiro, a Companhia utiliza política "Conheça seu Cliente e Suas Atividades", na qual estão previstas regras e procedimentos para auxiliar na identificação e melhor conhecimento sobre o perfil dos clientes e a origem dos seus recursos financeiros, visando reduzir riscos de a Instituição ser utilizada para legitimar recursos oriundos de atividades ilícitas.

Da mesma forma, a política "Conheça seu Colaborador", estabelece, indistintamente, a todos os níveis hierárquicos da Organização, a responsabilidade pela observância e cumprimento das diretrizes contra a corrupção e a lavagem de dinheiro, bem como o dever de promover valores éticos, preservando assim, a integridade dos eventos contábeis e a imagem e reputação da Companhia. A política de prevenção à corrupção estabelece procedimentos e controles, bem como medidas preventivas que evitem, no âmbito de atuação da Companhia, a prática dos ilícitos de corrupção e de improbidade previstos no Código Penal, na Lei nº 8.666/93, na Lei nº 12.846/13 e nas demais normas do sistema anticorrupção brasileiro por seus empregados e terceiros.

Outro instrumento de apoio a prática regular de operações é o Código de Conduta Ética, que orienta o comportamento pessoal e profissional das equipes da Companhia, com vistas a tornar essa conduta um padrão de relacionamento interno e com os públicos de interesse da Companhia: acionistas, clientes, empregados, sindicato, fornecedores, concorrentes, comunidade e governo. As eventuais infrações ao Código são examinadas pela Comissão de Ética, conforme disciplinado em regulamento específico.

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Estrutura de Controles Internos

Na Companhia, o envolvimento com as rotinas contábeis é descentralizado, ou seja, a escrita contábil tem origem nas diversas áreas da Companhia, com profissionais especializados responsáveis por tais atividades. A competência pela consolidação das informações para preparação dos relatórios financeiros é exercida pela Unidade de Contabilidade, gerida por Superintendente que acumula o papel de Contador responsável pelo balanço, hierarquicamente subordinado a Diretoria específica. Nesta gestão, a Unidade de Contabilidade está vinculada a Diretoria Financeira e de Relações com Investidores.

Dessa forma, para elaboração de demonstrações financeiras em padrões considerados confiáveis, pontos de controle estão previstos, tanto no que se refere as atividades, quanto a segregação de funções, para que juntos - processos e pessoas - favoreçam a apropriação de registros corretos na escrita, bem como promovam correções e conciliação de saldos, rastreabilidade e responsabilização pelos eventos contábeis, nos diferentes níveis de agregação.

As agências e órgãos da Direção-Geral procedem às contabilizações das rotinas contábeis. Os processos contábeis conduzidos no âmbito da Direção-Geral são de responsabilidade dos gestores das diversas Unidades. Rotinas contábeis são definidas pelos gestores de negócios, com a assessoria da Unidade de Contabilidade, e repassadas à rede de agências.

Existem, na Companhia, distintas localizações, ou seja, áreas geradoras de lançamentos contábeis. Para cada área, existem níveis de acesso, restringido por senhas individuais, do ponto de vista sistêmico. As alçadas definidoras de reponsabilidade no que diz respeito à operacionalização de rotinas no sistema corporativo de contabilidade estão atreladas aos níveis de cargos dos empregados executores. Nas diversas localizações contábeis, os lançamentos são digitados e assinados (assinatura digitalizada por pessoa autorizada) pelos responsáveis comissionados (empregados em cargos de responsabilidade), assinatura validada pela Unidade de Gestão de Pessoas.

Os comissionados devem analisar diariamente os lançamentos que contenham o seu código de assinatura em busca de conformidade. Caso não tenham autorizado ou não concordem com os dados de algum lançamento, devem manter entendimentos com os envolvidos em busca de soluções e, se for o caso, estornar o lançamento. Portanto, a conferência diária é atribuição dos comissionados, tarefa de suma importância, pois define as responsabilidades sobre contabilizações de lançamentos, consagrando a assinatura eletrônica em substituição à assinatura tradicional do termo de responsabilidade.

Na Direção-Geral, são executadas rotinas mensais de conformidade dos gestores em relação aos saldos e aos fluxos de despesas e receitas relacionados aos seus processos. Além da responsabilização do gestor de negócios pelos eventos contábeis gerados no âmbito de suas áreas de competência, outras instâncias de consolidação e avaliação estão estruturadas para garantir a publicação de demonstrações financeiras confiáveis, entre as quais: Unidade de Contabilidade, Auditoria Interna, Comitê de Auditoria, Auditoria Independente, Diretoria e os Conselhos Fiscal e de Administração.

A Unidade de Contabilidade responde pela formatação das peças que compõem as demonstrações financeiras. O Contador da Companhia assume responsabilidade solidária com a Diretoria por quaisquer atos dolosos contra terceiros. Assim, irregularidades nos balanços implicam em responsabilidade civil e criminal do profissional que assina as demonstrações financeiras.

Outra área da Companhia envolvida com o rito contábil e participante do processo de conciliação de saldos é a Auditoria Interna, através da atividade de auditoria da rede de agências, de dependências no exterior, dos órgãos da Direção-Geral e das empresas do Conglomerado; pela auditoria do ambiente de tecnologia da informação; pela proposição de melhoria das operações e controles, contribuindo para o gerenciamento dos riscos de governança corporativa. A Auditoria Interna faz também a gestão do contrato que disciplina a relação com a empresa de Auditoria Independente, contratada via processo de licitação.

A Auditoria Independente tem como responsabilidade expressar opinião sobre a adequação das demonstrações financeiras às normas brasileiras e internacionais e aos preceitos contábeis vigentes e avaliar a qualidade e adequação do sistema de controles internos, inclusive sistemas de processamento eletrônico de dados e de gerenciamento de riscos, evidenciando as deficiências identificadas, e apresentar recomendações para o aprimoramento do sistema contábil e para melhorias de controles, desempenhando seu trabalho em padrões compatíveis com o porte, característica e complexidade da Companhia.

O Comitê de Auditoria efetua o exame regular das demonstrações financeiras, mantém contato frequente com a Unidade de Contabilidade e Auditoria Interna e, de forma trimestral, com a Auditoria Independente, com vistas à avaliação e identificação de distorções nas demonstrações financeiras.

O Conselho Fiscal é composto por membros eleitos anualmente pela Assembleia-Geral de Acionistas. O Estatuto da Companhia prevê que os membros do Conselho Fiscal tenham formação profissional em nível superior e experiência no exercício de função executiva na alta administração de instituições integrantes do Sistema Financeiro Nacional ou de outras empresas. Ao Conselho Fiscal, além das atribuições e poderes que lhe são reservados pela Lei de Sociedades por Ações, cabe emitir parecer sobre o exame, a adequação e a aprovação das demonstrações financeiras.

O Conselho de Administração da Companhia é o órgão de deliberação colegiada responsável pelo estabelecimento das políticas gerais de negócios do Banco e pela sua estratégia de longo prazo. É responsável também, dentre outras atribuições, pela indicação dos Diretores do Banco e pela supervisão de sua gestão. O Conselho de Administração é a instância de aprovação das demonstrações financeiras.

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